Nu är tentan avklarad. Bland det sista jag gjorde igår innan tentan var att skriva ihop lite text om viktiga saker att tänka på när man genomför en förändring. Vet inte om allt går att förstå men kanske kan ni hitta något vettigt.

Hur man genomför en lyckad förändring:

Innan förändringen inleds måste personalen inkluderas. De måste få medverka och känna ansvar. Förändringen får inte bara komma ovanifrån. Gör klart för medarbetarna vad förändringen kommer att betyda för dem personligen. Nya uppgifter? Högre lön?

Det är ofta oklokt att starta en förändring genom att omorganisera.

Skissa på flera olika scenarion och utgångar för att förbereda dig mentalt för att kunna hantera kommande problem bättre.

Ett externt tryck kan behövas för att sparka igång processen men det kan även leda till ett starkt motstånd i organisationen. Förändringar som kommer inifrån möter mindre motstånd. Försök att vara proaktiv och förbered förändringen innan den måste ske.

Viktigt är även att ledningen är engagerade i förändringen.

Arbetar du i en stor organisation, se till att skapa systemgrupper. Systemgrupper är en slags miniatyrorganisation som ska bestå av människor från olika funktioner i organisationen, både vertikalt och horisontellt. Där kan man på kort tid pröva och ta fram nya idéer. Det gör inget om några av medarbetarna är emot förändringen, det är till och med bra.

Även ett hjärngäng kan vara bra att skapa. De ska bestå av strategiskt placerade personer med tystnadsplikt. De ska vara med på noterna men självklart inte behöva hålla med om allt.

När man skapar förändring är det viktigt att förstå att organisationen består av människor, den är alltså inte mekanisk.

Det kan bli nödvändigt att ändra i den formella strukturen. Se då till att förkorta vägen från ledningen och ut i organisationen. En plattare organisation där medarbetarna inte är rädda för cheferna. Om medarbetarna är rädda finns risken att sanningen göms undan. Uppmuntra medarbetarna till att ta risker och våga misslyckas. Se till att det belönas. Se inte ickestraffet som en belöning.

Öka samarbetet mellan olika funktioner, se till att de blir mer beroende utav varandra och att gränserna suddas ut.

Sänd inte bara informationen nedåt i organisationen utan se till att verklig kommunikation existerar och fungerar.

Skapa drivkraft i form av en tydlig vision för organisationen och se till att den går att dela med medarbetarnas visioner.

Under förändringens gång kommer du att stöta på motstånd från medarbetarna. Det är ett försvar inte anfall och kan komma till nytta för dig. De kan delas in i tre faser.

1. Skepticism

Argumenten är inte genomtänkta. Det starka motståndet, den starka energin och det stora engagemanget har ännu inte startat. I denna fas bör du skapa systemgrupper och hjärngäng. Be medarbetarna svara på frågan –Varför kommer det här inte att fungera? –Kan det finnas något värdefullt i detta arbete?

2. Hittar fel

Högkreativ fas eftersom medarbetarna vet lite mer om vad förändringen innebär.
Se till att utnyttja kritiken, se medarbetarna som lärare. Fortsätt att peka på målet.

3. Omedveten sabotage

Medarbetarna kan omedvetet motarbeta förändringen genom att sabotera. Det är bara att hålla ut och fortsätta.

När förändringen är genomförd, lämna den inte vind för våg. Utvärdera och se till att organisationen inte går tillbaka till det gamla.

(större delen av informationen kommer från Bo Ahrenfelts bok “Förändring som tillstånd”)

Just nu är vi uppe i tentaplugg, det är det sista vi kommer att göra på den här tiopoängskursen i Förändringsledning B. Jag tänkte passa på och skriva ner lite av vad jag just nu funderar över.

Lärande Organisationer
Begreppet lärande organisation är en aningen luddigt. Teorierna bakom begreppet kan sägas börja med att John Dewey 1938 presenterar begreppet “experiential learning”. Begreppskombinationen Lärande Organisation dyker inte upp förens på senare halvan av 1900-talet. Mest känt blir det då Peter Senge skrev sin bok “The fifth Dicipline” 1990. Efter det så räknas Senge ofta som begreppsmyntare.

Som jag nämnde tidigare så är begreppet en aningen luddigt och kan nog beskrivas på många olika sätt. Själva kärnan verkar ändå vara att medarbetarna i en organisation både utvecklar och för vidare kunskap mellan varandra. Och kanske det viktigaste av allt, de ska ha förmåga att förändra och tillämpa de kunskaperna. Organisationen ska vara flexibel och kunna anpassa sig efter hur omvärlden förändras. Viktigt att komma ihåg är att det inte är organisationen som lär utan det är människorna i den.

Hur skapar man en lärande organisation?
Det är viktigt att ledningen är med, att de visar på intresse och vilja att skapa en lärande organisation.
Medarbetarna måste kunna känna att de är okej att misslyckas och att ta risker. Det ska belönas.
Se till att organisationen är platt. Att kommunikationen fungerar både vertikalt och horisontellt. Försök att få till ett samarbete mellan olika funktioner i organisationen, gärna förstärka beroendet dem emellan.

En lärande organisation bygger på: tillit, nyfikenhet, förtroende, gemenskap samt förmåga att lära av sina misstag,

Kom ihåg kommunikation; en bra kommunikation är alltid viktigt (och alltid rätt svar på en tenta)

Ni studenter, och även ni andra såklart, håller ni med om det jag har skrivit, vill ni lägga till något?
Gör gärna det innan tentadagen ;)

Det finns nog dom som skulle råda mig att inte skriva det här inlägget, de skulle kanske påstå att det inte är seriöst nog. Men det skiter jag i.
Jag måste i alla fall börja med att erkänna att jag har sett filmen Legally Blonde. Den gick på ettan igår. Det som slog mig när jag såg filmen är hur otroligt viktigt det är att tänka olika. Man kan inte ha en advokatgrupp (ledningsgrupp) där alla klär sig likadant och tänker likadant, då kommer man aldrig att vinna, i varje fall inte lika ofta som en mer nyanserad grupp skulle ha gjort. Så tänk på det, han/hon som inte är som vi är, är just den personen vi behöver.
“Där alla tänker lika, tänker ingen.” (okänd?)
Motstånd är något bra och det ska man utnyttja. Det gäller även när man driver förändringar. Bli inte deppad när medarbetarna inte tycker som du eller inte vill förändras, det betyder att dom tänker och bryr sig. (kanske inte i alla fall men ofta). Och det är viktigare än att alla går med på vad som helst.

Stick ut, var ett pain-in-the-ass, och våga säga vad du tycker.

Idag har jag lyssnat på en föreläsning av Bo Ahrenfelt. Han pratade om många intressanta saker och jag ska försöka återge några av dem.
“Det svåra är att se det nya i det gamla.” Att försöka tänka nytt, att se andra lösningar i gamla problem kan vara oerhört svårt. Jag kommer att tänka på en annan gästföreläsare vi hade, Fredrik Härén, om jag inte minns fel, han talade om att det tog lång tid för utvecklarna av tågvagnar att komma på att man kunde sitta inuti vagnarna. Mallen kom då från de gamla hästvagnarna som man pga att man styrde hästen var tvungen att sitta “utomhus” eller ovanpå för att kunna köra. Utan att tänka närmare på saken så överförde man den “gamla” hästvagnen och satte den på ett spår efter ett lok. Att kunna se det nya i det gamla är alltså svårt för oss människor. Jag tror att det är något som går att öva på, att ifrågasätta allt, även det gamla invanda.

Viktigt är också att se till att man har en organisation som uppmuntrar till att medarbetarna för fram en sanningsenlig bild. Ahrenfelt kallar det för “Brutal facts”. Hur ska man kunna fatta vettiga beslut om beslutsunderlaget är undermåligt pga att medarbetarna är rädda för att säga sanningen? Låt det vara högt i tak och se till att medarbetarna vet att de inte förlorar jobbet om de är kritiska. Nyligen gick det att läsa en artikel i aftonbladet om det, en anställd som fått sparken efter att ha skällt ut chefen. På Duochjobbet kan man läsa om chefer som uppmuntrar kritik.

När man behöver förändra en organisation kan det vara nyttigt att lyssna efter vad folk inte pratar om. Det kan ge viktiga hintar till vad de behöver prata om.

Alla människor har inbyggda försvarsmekanismer och det är viktigt att inte underskatta det när man är uppe i en förändringsprocess.

Finns mycket mer att skriva om det här, det mest intressanta är kanske Ahrenfelts utläggning om förändring av första och andra ordningen. Det är såpass omfattande att jag kommer att skriva ett eget inlägg om det någon dag.

Kom ihåg att: Förändringar är hot tills motsatsen har bevisats.